De la BLAA

La BLAA moderniza el sistema de información bibliográfica

En 1987, la Biblioteca Luís Ángel Arango inició el proceso de modernización en la consulta bibliográfica con el fin de cambiar las fichas catalográficas y los ficheros por los computadores y la consulta en línea. En mayo de 1990, se inauguraron las nuevas instalaciones de la BLAA que ampliaban y mejoraban el edificio inicial. Más allá de la dotación y de las salas especializadas para consulta, esa fecha marcó un cambio tecnológico definitivo, como fue dar al servicio la colección de la Biblioteca a través de un paquete de programas del sistema Notis⁽¹⁾ —en el que se codificó íntegramente la colección bibliográfica— que permitió acceder a información de medios magnéticos, a la adquisición de bases de datos en CD-ROM, y la consulta a distancia.

Después de casi dieciocho años, la Biblioteca Luís Ángel Arango modifica su actual sistema de información para dar paso a un sistema moderno de gestión de bibliotecas de última generación, en ambiente Web.

Luego de más de cuatro años de análisis cuidadoso de más de doce sistemas de automatización de bibliotecas instalados en importantes bibliotecas del mundo (como la Biblioteca del Congreso de los Estados Unidos, la Biblioteca Nacional de Rusia, la Red de Bibliotecas Públicas de Detroit, la Red de Bibliotecas Públicas de Andalucía, la Universidad de Hong Kong, la Universidad Autónoma de México, la Red de Bibliotecas Públicas de Nueva York, entre otras), que tuvieran las características técnicas y funcionales que permitieran reemplazar Notis, el Banco de la República seleccionó el sistema absysNET. 

El programa absysNET es un sistema integrado de gestión de bibliotecas, desarrollado por una firma española especializada en software para archivos y bibliotecas que cuenta con varios módultfs:

1. El módulo de Adquisiciones para la gestión de las compras de material documental y la gestión del presupuesto de la Biblioteca.
2. El módulo de Catalogación que incluye la base de datos bibliográfica, de autoridades y de existencias.
3. El módulo de Circulación y préstamo que permite la administración de usuarios, el préstamo de materiales disponibles en toda la Red de Bibliotecas, la circulación interna de publicaciones y colecciones, el control del préstamo, además de permitir la generación de comunicaciones impresas con los usuarios.
4. El módulo de Administración a través del cual se manejan los privilegios y perfiles de los usuarios internos (personal de la Biblioteca) así como la seguridad del sistema, y el manejo de los diferentes módulos.
5. El módulo Multimedia, que permite enlazar recursos digitales de la Biblioteca con la información descriptiva de otras fuentes (libros, revistas, etc.), ofreciendo la posibilidad de navegar a través de recursos que hasta ahora han contado con una baja consulta por parte de nuestros usuarios, debido a las limitaciones del sistema anterior.
6. Una conexión directa con la Biblioteca Virtual del Banco de la República que en la actualidad cuenta con cerca de 130.000 páginas sobre el tema colombiano.

Los principales beneficios de absysNET están dirigidos a los miles de usuarios que diariamente acuden a la Red de Bibliotecas del Banco de la República para resolver sus necesidades de información, sin contar con las posibilidades de recuperación de información que se podrán realizar a través de Internet. Entre los beneficios que el Catálogo de la Red ofrece a todos los usuarios de las Bibliotecas del Banco tanto en Colombia como en el exterior, se destacan:

• Realizar búsquedas en todo el catálogo.
• Realizar búsquedas en una sucursal de la Red.
• Realizar búsquedas por tipo de material o en una colección específica de la Biblioteca.
• Navegar por diferentes colecciones de la Biblioteca.
• Hacer pedidos o recomendaciones (desideratas) de compra que serán direccionadas a la sección de Desarrollo de Colecciones de manera automática.
• Reservar libros o materiales que se encuentren en préstamo por otros usuarios para que, una vez devueltos, puedan ser consultados por quien haya hecho la reserva.
• Tener derecho a presentar sus sugerencias y reclamos sobre el servicio de la BLAA en línea a través del Opac.
• Pedir libros de otras Bibliotecas del Banco, siempre que el usuario se encuentra asociado a la Red.
• Conocer su estado de cuenta como usuario y como asociado de la Red (préstamos, reservas, sanciones, perfil de interés, etc.).
• Elaborar bibliografías gratuitas de forma automática.
• Enviar los resultados de una búsqueda a su cuenta personal de correo así como las bibliografías.
• Definir un perfil de usuario para recibir boletines electrónicos y alertas sobre materiales y nuevas adquisiciones en las áreas de su interés, los cuales le llegarán vía correo electrónico.
• Realizar transacciones a través del sistema, incluyendo la posibilidad de pedir el libro desde Internet, y poder retirarlo posteriormente en las instalaciones de la Biblioteca.

Una de las ventajas más grandes de este sistema es que centraliza en una sola base de datos la información de todas las colecciones documentales del Banco de la República, es decir, que en el mismo catálogo el usuario podrá encontrar desde un libro, una revista o un artículo, hasta la descripción de una moneda, una obra de arte o una pieza del Museo del Oro. Adicionalmente, integra todos los recursos electrónicos que se encuentran en la Biblioteca Virtual del Banco de la República, y permite enlaces a otros recursos disponibles en Internet. Para los socios de la Biblioteca, el acceso a las diferentes colecciones, se podrá hacer desde una sola interfase, de tal forma que pueda contar con información más amplia y de mayor calidad acerca de sus necesidades de información, sin necesidad de recurrir a los diferentes accesos que existían anteriormente.

También ofrece una serie de servicios y funcionalidades para el personal administrativo y técnico de la Biblioteca tales como la posibilidad de recibir ofertas del sector editorial en formato electrónico en lugar de cotizaciones en papel, controlar el presupuesto de adquisiciones, llevar un control adecuado sobre la gestión de las compras, centralizar la información de proveedores, etc.

Al contar con estándares internacionales como el formato Marc, la norma ISO 2709, 739.50, XML, permitirá la conexión con otros sistemas de bibliotecas en Colombia y en el mundo, ampliando las posibilidades de acceso a información en otras bases de datos; el intercambio de registros (importación y exportación) desde SIBLAA a otros sistemas o de otros catálogos a SIBLAA facilita los procesos de catalogación propios y le brinda a otras unidades de información con quienes se establezca un convenio, la posibilidad de copiar nuestra catalogación reduciendo los costos de este proceso.

De igual forma, la Biblioteca Luís Ángel Arango podrá participar en proyectos cooperativos con instituciones internacionales al contar con un sistema de información avanzado, lo que la pondrá al nivel de las mejores bibliotecas del mundo en este aspecto.