Desde que los materiales bibliográficos y audiovisuales llegan a la biblioteca pública y/o municipal hasta su adecuada colocación en la estantería para su consulta, deberán seguir el siguiente proceso:

Consiste en anotar su ingreso en el llamado "libro de registro" y darle un número, con el fin de saber la cantidad de libros y material audiovisual que tiene la Biblioteca.

Al sellar un libro le damos identidad y nos indica a qué biblioteca pertenece. Es conveniente sellar la portada y las páginas que escoja la biblioteca teniendo el cuidado de no tapar el texto, los audiovisuales se sellan en las manguillas.

Es transcribir los elementos que identifican un libro u otro material en una ficha catalográfica. Dichos elementos son:

Autor: persona o entidad responsable por el contenido de la obra. Se escribe primero el apellido(s) y luego el nombre(s) separados por una coma (,) ejemplo:

García Márquez, Gabriel (persona)
Fundación Social (entidad)
Título: nombre con el que se distingue una publicación de otra. Ejemplo: La mala hora.
Lugar de Publicación: sitio geográfico en el cual se publica la obra. Siempre se anota la ciudad y nunca el país. Ejemplo: Bogotá y no Colombia; Madrid y no España
Editorial: Se registra el nombre de la editorial sin tener en cuenta las palabras que los acompañan como editorial, imprenta, S.A., Impresores, etc.
Ejemplo: Voluntad, McGraw-Hill, Fondo de Cultura Económica.
Fecha: se escoge el último año en que aparece registrado el libro que estamos procesando. Ejemplo: si aparece en el libro las siguientes fechas 1982, 1986, 1994, se debe escoger 1994.
Número de páginas: se debe anotar el total de las páginas que contiene el libro. Ejemplo: 237p.. y no p. 237, porque esto indica que únicamente se refiere a la página 237.
Ilustraciones: se anotan con la abreviatura il., y además de las fotos y dibujos hacen parte de ellas los cuadros estadísticos, gráficas, etc.

Estos datos se encuentran por lo general en la portada (es la página que registra los datos más importantes de la obra), pero si alguno de ellos no está anotado allí, se puede localizar en otras partes del libro.

Ejemplo de una ficha de catalogación:
García Márquez, Gabriel
La mala hora. Bogotá: Oveja Negra,
1992.
l76p.

Es la actividad que realiza el bibliotecario con el fin de distribuir los libros en grupos comunes de una misma materia o de un determinado tema. El sistema más conocido y utilizado internacionalmente es la Clasificación Decimal de Dewey, que divide el conocimiento humano en diez clases principales, que va del 000 al 999

000 Obras generales
100 Filosofía
200 Religión
300 Ciencias sociales
400 Lenguas o idiomas
500 Ciencias puras
600 Ciencias aplicadas
700 Arte y Recreación
800 Literatura
900 Historia, Geografía y Biografías

Los libros y demás materiales deben estar separados por temas y debidamente señalizados en los estantes, para que se puedan encontrar fácilmente.
Ejemplo: AGRICULTURA, RECREACIÓN, SALUD, DEMOCRÁCIA, etcétera. No es suficiente con que el bibliotecario sepa dónde están los materiales.

El catálogo o fichero es el conjunto ordenado de todas las fichas de los materiales que se encuentran en la biblioteca.

La confección de éstos le permiten a la biblioteca contar con un instrumento de apoyo para responder a las demandas de información, orientar al usuario y sistematizar los servicios de información.

El fichero está organizado por: Autor, Título y Materia, ampliando la posibilidad de entradas para la búsqueda de información.

Una vez procesado y marcado el material bibliográfico de la biblioteca se procede a su ubicación en la estantería de acuerdo al sistema de clasificación utilizado; los audiovisuales se colocarán aparte para diferenciarlos de los libros.